Unntakstilstanden i arbeidslivet har fått oss til å se verden med nye øyne. Før mars 2020 hadde arbeidsplassen en fast adresse – så ble hjemmekontoret pålagt allemannseie. Før mars 2020 krevde de fleste møter fysisk tilstedeværelse – så ble de digitale. Den plutselige og uforberedte omstillingen har forandret referanserammer og arbeidsprosesser. Den har også ført til en formidabel, digital kompetanseheving. Konsekvensene er flere:
1. Ny arealdisponering
Hjemmekontoret har både fordeler og ulemper. Det er kommet for å bli, men i en normalisert verden blir det kombinert med den fysiske arbeidsplassen. Gevinsten for medarbeiderne er en praktisk hverdag og bedre tidsutnyttelse når de jobber hjemmefra. På kontoret oppnår de det de mangler hjemme: fysisk samhandling, fellesskap og personlig kontakt.
Det betyr nye krav til arealbruk. Med færre personer til stede reduseres antallet kontorarbeidsplasser, mens behovet for fleksibel utnyttelse av tilgjengelige plasser øker. Kabalen går ikke opp uten at individets behov balanseres mot bedriftens behov. God personlogistikk er alfa og omega når medarbeiderne ønsker seg f.eks. to dager hjemme og tre dager på kontoret.
Vi ser også at arealbehovet øker for flere bedrifter som ønsker alle ansatte velkommen tilbake til kontoret. Behovet for flere møteplasser i lokalet og uformelle ad-hoc-møter utenfor landskapet medfører økt behov for plass. Eiendomssjef Jøran Nenseth, Thon Eiendom
2. Flere møterom og sosiale soner
Kravet om arealeffektivitet er motpolen til kravet om vektlegging av medarbeidernes sosiale behov. Når ulike hensyn skal balanseres mot hverandre, er man avhengig av en effektiv layout-plan som kan justeres over tid og som omfatter åpne «lommer» med plass til møtemøbler for raske ad-hoc møter. Det må rett og slett tilrettelegges for økt spontanitet, noe som ikke minst skyldes medarbeidernes opplevelser de siste to årene.
Følelsen av isolasjon har vist seg å være blant hjemmekontorets største ulemper. Mange har erfart at tilværelsen ved kjøkkenbordet forsterker behovet for kontakt - fysiske møter, uformelle faglig treff og rent sosialt samvær med kolleger. Møtesoner og sosiale soner blir dermed viktigere enn før og vil sannsynligvis kreve mer areal.
Når arbeidsplassen skal tilføre det som mangler på hjemmekontoret, må trivselsskapende tiltak stå sentralt, og det ligger i kortene at de sosiale sonene får nye funksjoner. Sofagruppen går fra å være stedet for diskusjon av helgens opplevelser til å bli en viktig møteplass - akkurat som kaffemaskinen er det. Møbler som bidrar til en personlig atmosfære, styrker kvaliteten på arbeidsmiljøet. Det kan være høye barbord og -stoler, eller det kan være sofaer med skjermende sider og rygger. Begge deler bidrar til nærhet og involvering.
Det samme gjør spill og underholdning. Teambuilding i ekstern regi kan gjerne erstattes med det såkalte «opplevelseskontoret» der ping pong, biljard og arkadespill bygger relasjoner og utvikler bedriftskultur. Limet i organisasjonen har vært skadelidende gjennom hele pandemien, og verdien av felles aktiviteter er åpenbar.
Les her om konsulentselskapet ALV sine kontorlokaler som vektlegger det sosiale.
Mange bedrifter ser verdien av flere «hang-out» muligheter i kontorlokalet. Et sted hvor man også har lyst å være utenfor arbeidstid for å spille og ha det gøy med kollegaene». Eiendomssjef Randi Gåsvær, Thon Eiendom
3. Fleksibilitet som organiseringsprinsipp
Endringstakten i arbeidslivet er mye høyere enn før, og det skyldes ikke bare pandemien. Der vi tidligere har organisert for varierende grad av stabilitet må vi nå organisere for løpende endring.
Konsekvensen er at lokalets potensial må utnyttes fullt ut. Vi vet lite om morgendagen og må planlegge for en fremtid vi ikke kjenner. Kontrollspørsmålet må alltid være: Hvor fleksibel er løsningen vi har på tegnebrettet? Lokalet må enkelt kunne endres og møblene må kunne stokkes om og settes sammen på nye måter. Vi må unngå statiske innredninger som krever ombygging når virksomhetens behov endrer seg.
4. Bærekraft i fokus
Å renovere kontorarbeidsplasser har altfor ofte vært ensbetydende med å strippe lokalet for å så å bygge det opp igjen. Strengere miljøkrav og krav til varighet og gjenbruk vil påvirke kontorsektoren i tiden som kommer. Velger man tidløst design, slitesterke kvalitetsmaterialer og løsninger som er enkle å vedlikeholde, forsikrer man seg mot altfor hyppige oppgraderinger.
Bærekraftstanken tvinger frem kompromisser. Kvalitet er viktig, men unødvendig dyre løsninger og kostbare tilpasninger må vike når leietakerne skiftes ut stadig oftere. Fremtidens leietakere må akseptere at noen krav ikke kan innfris. Møbler må gjenbrukes, vegger må beholdes, og endringer må gjennomføres i et bærekraftperspektiv.
